在進行網站改版前，最容易出現的問題通常不是設計或技術，而是需求不清楚。
如果沒有先把網站目標、功能範圍、預算條件與合作期待整理清楚，後續很容易發生報價落差、溝通反覆、時程延誤，甚至在驗收時產生爭議。
因此，在正式找廠商之前，先準備一份 RFP 網站改版需求書，能幫助你更有系統地釐清需求，也讓後續提案與比價更有效率。
為什麼沒有網站改版需求書，容易收到不精準的報價？
網站設計費用會受到頁面數量、功能複雜度、視覺設計、後台系統與內容製作影響。
企業提供的資訊越模糊，廠商需要自行假設的內容就越多。
只說「想改版」，每家網頁設計公司的理解都不同
企業詢價時若只提供現有網址，並表示希望網站更有質感、更現代，設計公司仍無法判斷實際工作範圍。
有些廠商只估視覺改版，有些則納入品牌定位、網站架構、文案、SEO 與後台建置。
看似取得多份報價，實際比較的卻是不同服務內容，自然難以判斷價格是否合理。
模糊詢價容易造成追加費用與專案爭議
網站製作後才臨時增加會員系統、多語系、表單通知、產品分類或第三方串接，通常都會產生追加費用。
這不一定是廠商刻意加價，而是雙方一開始沒有定義功能範圍。
需求書能先確認哪些項目已包含、哪些需另行估價，降低認知落差、反覆修改與專案爭議。
延伸閱讀: 如何進行網站規劃
網站改版需求書要先整理哪些資訊？
RFP 不是把所有想要的功能全部列出來，而是先釐清企業為什麼要改版。
網站問題與目標越明確，設計公司越能提出適合的解決方案。
先說明目前網站遇到的問題與改版原因
需求書應先介紹企業背景、主要服務、目標客群與現有網站問題。
與其只寫「網站不好用」，不如具體說明手機版閱讀不便、後台無法自行新增頁面、速度過慢或表單完成率偏低。
問題描述越明確，設計公司越能針對真正痛點提出改善方案，而不是只調整網站外觀。
釐清網站的主要對象與使用情境
企業網站面對一般消費者、採購人員、經銷商或求職者，資訊架構會完全不同。
需求書應說明主要使用者是誰、進站目的，以及希望他們完成詢價、下載資料、購買或預約等行動。
清楚描述瀏覽情境，有助於設計公司安排選單、頁面順序與行動按鈕。
網站改版需求書要寫哪些內容？
一份實用的網站 RFP，至少應包含專案目標、功能清單、預期效益、時程與預算。
其中，專案目標與功能需求會直接影響網站架構、製作方式與報價。
專案目標要能對應具體成果
「提升品牌形象」過於抽象，建議改成增加線上詢問、改善手機操作、建立 SEO 架構、降低客服重複回覆，或讓行銷人員自行更新內容。
若已有 GA4、Google Search Console、詢問數或熱門頁面資料，也可一併提供。
目標越具體，後續越容易評估改版成效。
功能清單要區分必要、加分與未來需求
功能清單不必使用艱深術語，而要描述實際使用情境。
例如不要只寫「需要 CMS」，而應寫成可自行新增服務頁、修改圖片與設定 SEO。
再將功能分為必要、加分與未來需求三個層級，讓廠商能提出分階段方案，也能避免所有功能一次開發造成預算失控。
延伸閱讀: 評估網頁設計公司
網站規格書如何設定預期效益、時程與預算？
除了說明網站要製作哪些內容，需求書也應列出驗收方式、上線時間與預算範圍，讓設計公司提出符合企業條件的執行方案。
預期效益與驗收方式要事先寫清楚
網站完成不代表專案成功，需求書應事先列出驗收條件，例如電腦與手機版顯示正常、表單可寄送通知、後台能新增內容、連結正常、SEO 欄位可設定，以及 GA4、Google Search Console 完成串接。
若目標是提升轉換，也可追蹤表單完成率、按鈕點擊與自然流量。
時程與預算要提供合理範圍
完全不提供預算，設計公司只能自行猜測規格，反而降低報價準確度。
企業可提出預算級距，並請廠商分別說明基本方案與建議方案。
時程則應列出啟動日、希望上線日及不可延後的活動期限，也要預留內部提供資料、審稿與確認設計所需時間。
有發 RFP 還是直接請廠商提案？有沒有寫需求單差別在哪？
從實務上來看，有 RFP 的專案通常能讓廠商更快理解需求，也比較容易針對同一套條件提出報價與執行方案。
相反地，如果沒有完整需求書，常見狀況就是每一家廠商理解不同，導致報價內容無法對齊，最後不是反覆修改，就是需要再補費用與補工期 。
如何用 RFP 比較不同廠商報價？
完整的網站改版需求書，不只方便廠商估價，也能幫助企業觀察對方是否真正理解需求，以及是否具備網站策略、架構與長期維護能力。
比較報價時不要只看總金額
比較網頁設計報價時，不要只看總金額，還要確認頁面數、設計方式、後台功能、文案、圖片、SEO、主機、教育訓練、修改次數與保固是否相同。
低價方案可能採固定版型或不含內容整理，高價方案則可能納入策略與追蹤。重點是比較工作範圍與預期成果。
從提案內容判斷廠商是否具備網站規劃能力
真正懂網站策略的顧問，不會只詢問喜歡什麼顏色，而會進一步了解商業模式、目標客群、主要服務、轉換流程與後續行銷需求。
企業也應確認廠商是否說明專案流程、溝通窗口、修改機制、驗收方式與維護方案，才能判斷對方是否具備完整規劃能力。
延伸閱讀: 網站設計費用怎麼算
網站改版需求書（RFP）常見問題
Q1：RFP 是什麼？
RFP 是需求提案文件，用來清楚描述專案目標、功能需求、預算範圍與合作條件，方便廠商提出對應方案 。
Q2：網站改版一定要寫 RFP 嗎？
如果只是小幅調整，可能不一定需要完整 RFP；但只要涉及多方比價、功能開發、SEO 轉移或預算控管，建議一定要先寫 。
Q3：RFP 應該包含哪些內容？
通常包含專案背景、網站目標、目標受眾、功能需求、內容範圍、設計方向、SEO 要求、時程、預算與驗收標準 。
Q4. 不懂技術也可以寫網站需求書嗎？
可以，不需要技術背景，只要清楚描述網站問題、改版目標與基本功能需求，就能讓設計公司轉換成技術規格並完成專業規劃。
Q5：RFP 和需求訪談有什麼不同？
需求訪談偏向釐清想法與收集資訊，RFP 則是把這些資訊整理成正式文件，方便比較、報價與執行 。
RFP 完成後，下一步該怎麼做？
一份完整的網站改版需求書（RFP），不只是詢價工具，更是網站專案成功的關鍵基礎。
它能協助企業統一內部需求，明確定義網站功能與目標，並讓設計公司在相同資訊基礎下提出可比較的報價。
當需求越清楚，網站架構與功能規劃就越精準，也能有效降低溝通成本與開發風險。
對企業來說，RFP 不只是文件，而是一種確保網站投資效率最大化的策略工具。
如果你正在規劃網站改版，建議先完成一份 RFP，讓需求、預算與時程都能更清楚地被定義。你可以先下載需求書範本，或直接聯絡專業團隊協助你整理網站改版方向，讓後續報價、溝通與執行都更有效率。
ＭＯＲＮＩＮＧ執行長
網站規劃顧問
期望透過1６年數位行銷實務經驗，協助大量傳統產業跨越數位門檻、實踐轉型升級，目前已累積服務超過300家以上客戶。
參考資料
- PMI 專案管理協會：採購／需求文件觀念。
- Smashing Magazine：網站專案 RFP 相關文章。
